Harga sudah disepakati, pembeli dan penjual sama-sama setuju. Rasanya tinggal tanda tangan, lalu selesai. Namun, jangan buru-buru merayakan dulu. Closing masih membutuhkan koordinasi yang rapi, dari kesepakatan tertulis dan pembayaran hingga penandatanganan akta serta serah terima.
Berikut delapan hal yang perlu diperhatikan agar prosesnya lebih teratur dan semua pihak memahami langkah berikutnya.
1. Tuangkan kesepakatan ke dalam dokumen tertulis
Setelah pembeli dan penjual mencapai kesepakatan secara lisan, catat poin-poin pentingnya dalam draft tertulis. Cantumkan identitas para pihak, rincian properti, harga, cara pembayaran, pembagian biaya, target penandatanganan AJB, serta jadwal pengosongan dan serah terima.
Pastikan kedua pihak memahami dan menyetujui isinya sebelum menandatangani. Dokumen yang jelas membantu mengurangi salah paham, tetapi tidak menggantikan pemeriksaan legalitas maupun akta yang diperlukan untuk transaksi.
Jika dibutuhkan Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB), koordinasikan bentuk dan isinya dengan notaris. Catatan kesepakatan awal dapat menjadi bahan penyusunan PPJB; kebutuhan dokumen tambahan disesuaikan dengan transaksi. PPJB akan kita bahas lebih lanjut dalam artikel terpisah.
2. Siapkan bukti untuk setiap pembayaran
Dokumentasikan setiap pembayaran, mulai dari uang tanda jadi (UTJ), uang muka atau down payment (DP), pembayaran bertahap, hingga pelunasan. Simpan kuitansi atau tanda terima bersama bukti transfer dan konfirmasi penerimaan dana.
Setiap bukti pembayaran sebaiknya mencantumkan tanggal, nominal, tujuan pembayaran, identitas pembayar dan penerima, serta properti yang dimaksud. Ketentuan penggunaan atau pengembalian UTJ juga perlu disepakati tertulis.
Untuk pelunasan, jangan langsung menganggap AJB selalu menggantikan kuitansi. Konfirmasikan pencatatan pembayaran dengan PPAT dan tetap simpan bukti pembayaran yang lengkap.
3. Lengkapi dokumen pembeli, penjual, dan properti
Minta daftar persyaratan dari notaris atau Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang menangani transaksi. Dokumen dapat mencakup identitas para pihak, dokumen perkawinan jika relevan, sertifikat, dokumen perpajakan, dan dokumen pendukung lainnya.
Persyaratan bisa berbeda sesuai kondisi kepemilikan dan transaksi. Misalnya, properti warisan, transaksi melalui kuasa, atau properti yang masih menjadi jaminan bank dapat memerlukan dokumen tambahan. Kumpulkan berkas lebih awal agar kekurangan dapat diselesaikan sebelum jadwal penandatanganan.
4. Buat jadwal pembayaran dan tahapan transaksi
Susun timeline yang memuat tanggal, nominal pembayaran, pihak yang bertanggung jawab, dan syarat yang perlu dipenuhi pada setiap tahap.
Masukkan jadwal pemeriksaan dokumen, proses KPR jika ada, pembayaran pajak, penandatanganan AJB, dan serah terima. Jika terjadi perubahan, catat dan mintakan persetujuan para pihak agar semua menggunakan jadwal yang sama.
5. Pastikan ketentuan perjanjian jelas dan seimbang
Perjanjian perlu menjelaskan hak dan kewajiban pembeli maupun penjual secara seimbang. Bahas juga keterlambatan, pembatalan, pengembalian uang, penyelesaian perselisihan, dan konsekuensi jika kewajiban tidak dipenuhi.
Untuk transaksi dengan KPR, jelaskan apa yang terjadi jika pengajuan kredit tidak disetujui. Hindari ketentuan yang hanya menguntungkan satu pihak atau sulit dilaksanakan. Minta notaris menelaah klausul yang berdampak hukum.
Fleksibel dalam komunikasi boleh, tetapi perubahan kesepakatan penting tetap perlu dicatat secara tertulis.
6. Koordinasikan progres dengan notaris, PPAT, dan bank
Jaga komunikasi dengan notaris, PPAT, serta bank jika pembelian menggunakan KPR. Berikan pembaruan kepada pembeli dan penjual mengenai pemeriksaan sertifikat, kelengkapan dokumen, proses pajak, serta jadwal dan lokasi penandatanganan.
Dalam jual beli tanah, AJB dibuat oleh PPAT yang berwenang. Seseorang dapat menjabat sebagai notaris sekaligus PPAT, tetapi kedua kewenangan tersebut berbeda.
Sampaikan progres berdasarkan konfirmasi pihak yang menangani prosesnya. Hindari menjanjikan tanggal selesai sebelum persyaratan dan jadwal benar-benar dipastikan.
7. Pantau pengosongan dan serah terima
Sepakati kapan properti dikosongkan dan kapan kunci diserahkan. Perjelas kondisi properti, barang yang termasuk dalam transaksi, serta penyelesaian tagihan atau kewajiban yang telah disepakati.
Buat berita acara atau tanda terima serah terima yang mencatat tanggal, jumlah kunci, kondisi properti, dan hal yang masih perlu diselesaikan. Dokumentasikan juga penyerahan berkas penting. Catatan ini membantu kedua pihak memiliki pemahaman yang sama.
8. Konfirmasi kesiapan menjelang penandatanganan AJB
Sehari sebelum jadwal AJB, ingatkan kembali pembeli dan penjual mengenai waktu, lokasi, pihak yang perlu hadir, serta dokumen asli yang diminta PPAT.
KTP, KK, dan dokumen perkawinan atau perceraian dapat diperlukan sesuai keadaan para pihak. Ikuti daftar final dari PPAT, termasuk kebutuhan persetujuan pasangan, surat kuasa, atau dokumen lainnya jika relevan.
Pastikan para pihak mendapat kesempatan membaca dan memahami isi akta sebelum menandatangani.
Closing yang baik bukan hanya soal tanda tangan. Dokumen, pembayaran, jadwal, dan serah terima perlu dikawal dengan jelas. Dengan koordinasi yang konsisten, pembeli dan penjual bisa menjalani prosesnya dengan lebih tenang.
Perlu bantuan menjual atau membeli properti di Bekasi dan Bogor? Hubungi tim Cahaya Metta Properti melalui WhatsApp.
Catatan: panduan ini membahas koordinasi transaksi secara umum. Persyaratan dan dokumen untuk transaksi Anda perlu dikonfirmasi dengan notaris/PPAT yang menangani. Rujukan mengenai akta PPAT: PP Nomor 24 Tahun 1997, Pasal 37.
